Comunicándose con la Escuela
a Través de Cartas:

Introducción al Arte de Escribir Cartas


En Esta Publicación

La Primera Sección de la Guía para Padres 9 (PA9-SP)
junio de 2005
Aprox. 9 páginas al ser impresa.
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Introducción

A lo largo de los años escolares de su hijo, hay siempre una necesidad de comunicarse con los profesores, administradores y cualquier otra persona concerniente a la educación de su hijo. Hay también ocasiones cuando la escuela necesita comunicarse con Ud. Esto es particularmente cierto cuando su hijo tiene una discapacidad y recibe servicios de educación especial.

Algunas veces la comunicación se produce en un ambiente informal, como las llamadas telefónicas, los comentarios en el cuaderno de su hijo, una conversación mientras recoge a su hijo o durante una función en la escuela. Otras formas de comunicación son más formales y tienen que ser necesariamente escritas.

Las cartas les proporcionan a Ud. y la escuela un archivo de ideas, preocupaciones y sugerencias. Poner sus pensamientos por escrito le da la oportunidad de tomar el tiempo que necesita en cosas como:



Las cartas también dan la oportunidad de repasar lo que ha sido sugerido o hablado con anterioridad. Escribir sus pensamientos e ideas le puede evitar muchas confusiones y malentendidos.

Sin embargo, escribir cartas tiene su técnica. Cada carta que Ud. escribe será diferente según la situación, la persona a quien escribe y las cuestiones que trata. Esta Guía para Padres, dividida en partes para que sea más fácil de leer e imprimir, le ayudará a comunicarse por escrito con los profesionales involucrados en la educación especial de su hijo.

Cada parte de esta Guía presenta un modelo de una carta que Ud. puede usar para comunicarse con la escuela acerca de un problema específico. Las cartas modelos son para:

El Uso del Término "Discapacidad"

El término "discapacidad" fue aceptado por la Real Academia Española de la Lengua hace diez años y aparece en el diccionario de la lengua española de ésta. En reconocimiento del gran poder del lenguaje para influir y crear impresiones, NICHCY utiliza el término "discapacidad" en todas sus publicaciones.

Otros términos quizás más comunes--como, por ejemplo, "incapacidad" o "minusválido"--pueden dar a entender que las personas con discapacidades son personas "sin habilidad" o de "menor valor." En comparación, "discapacidad" quiere decir una falta de habilidad en algún ramo específico. El uso del término reconoce que todos los individuos con discapacidades tienen mucho que contribuir a nuestra sociedad y al mismo tiempo está de acuerdo con cambios similares en el lenguaje de la ley estadounidense.






Información Preliminar

La Ley para la Educación de los Individuos con Discapacidades (en inglés, Individuals with Disabilities Education Act, o IDEA) es nuestra ley federal nacional de educación especial. Bajo IDEA, los niños y jóvenes con discapacidades tienen derecho a una Educación Pública Gratis y Apropiada (en inglés, Free Appropriate Public Education, o FAPE). Usando IDEA como referencia, cada estado desarrolla reglas sobre cómo proporcionará los servicios de educación especial a los niños con discapacidades. Cada distrito escolar local público en cada uno de los estados desarrolla su propia política basada en las regulaciones federales y estatales. Algunos estados dan a los padres más derechos y protecciones de los que requiere la ley federal. Por ésto es importante que Ud. conozca bien las regulaciones de la educación especial en su estado. Al final de esta sección proporcionamos información sobre cómo conseguir un ejemplar de las regulaciones estatales o locales de educación especial.

Bajo IDEA, cada estudiante que recibe servicios de educación especial debe tener un Programa Educativo Individualizado (en inglés, Individualized Education Program, o IEP). El IEP es un documento escrito que la escuela y los padres desarrollan juntos. Entre otras cosas, el IEP describe las necesidades del niño y pone en una lista los servicios que recibirá. El organigrama de las páginas siguientes muestra cómo funciona la educación especial—comenzando con “pienso que mi hijo puede tener un problema” y terminando con los servicios provistos a su hijo. Si su hijo recibe servicios de educación especial, habrá ocasiones en las que Ud. tendrá que escribir a la escuela de su hijo. Esta Guía para Padres le proporciona ejemplos de cartas que Ud. podría tener que usar. Cada carta está presentada en un archivo individual para su conveniencia. Seleccione e imprima sólo la carta (o cartas) que pertenece a su interés y necesidad.


Cómo Conseguir una Copia de las Regulaciones de Educación Especial de su Localidad o de su Estado

Pida las regulaciones de educación especial estatales al departamento de educación de su estado. Busque el número en las Páginas Azules de la guía telefónica. También puede llamarnos al 1.800.695.0285, y le proporcionaramos el número. Además puede encontrar este número en la Hoja de Recursos Estatales de NICHCY (disponible en nuestra página Web). Busque la información de contacto en la primera sección de la hoja, "State Agencies," bajo el título "State Department of Education: Special Education." La dirección en Internet es:
www.nichcy.org/pubs/spanish/spstates.htm

Pida las regulaciones de su distrito en la oficina local del consejo escolar o al director de educación especial de su distrito o escuela.






El Proceso Básico de Educación Especial Bajo IDEA

Aquí puede ver brevemente cómo un estudiante es identificado como niño que tiene una discapacidad y necesita educación especial y servicios relacionados.


1--El niño es identificado como estudiante que puede necesitar educación especial y servicios relacionados.

“Identificación de Niños” (en inglés, Child Find). Cada estado debe identificar, localizar y evaluar a todos los niños con discapacidades que necesitan educación especial y servicios relacionados. Para ello, los estados llevan a cabo tareas de “Identificación de Niños.” Un niño puede ser identificado por las labores de “Identificación de Niños,“ y el sistema puede pedirles a los padres permiso para evaluar a su hijo. Los padres también pueden llamar al sistema de “Identificación de Niños” y pedir que su hijo sea evaluado. O—

Remisión a la evaluación o petición de evaluación. Un profesional de la escuela puede pedir que un niño sea evaluado para ver si tiene una discapacidad. Los padres también pueden ponerse en contacto con el profesor del niño u otro profesional de la escuela para solicitar que su hijo sea evaluado. Esta petición puede ser verbal o por escrito. Es necesario el consentimiento paterno antes de que el niño pueda ser evaluado. La evaluación tiene que ser llevada a cabo dentro de un tiempo razonable después de que el padre dé su consentimiento.

2--El niño es evaluado.
La evaluación debe examinar al niño en todas las áreas relacionadas con la discapacidad que se sospecha que puede tener. Los resultados de la evaluación serán utilizados para decidir la elegibilidad del estudiante para la educación especial y servicios relacionados y para tomar decisiones sobre el programa educativo apropiado para el niño. Si los padres no están de acuerdo con la evaluación, ellos tienen el derecho de llevar a su hijo a una Evaluación Educacional Independiente (en inglés, Independent Educational Evaluation, o IEE). Ellos pueden pedir que el sistema escolar pague por esta evaluación.

3--La elegibilidad es decidida.
Un grupo de profesionales cualificados y los padres revisan los resultados de la evaluación del estudiante. Juntos deciden si el estudiante es “un niño con una discapacidad,” tal y como es definido por IDEA. Los padres pueden pedir una audiencia si no están de acuerdo con la decisión de elegibilidad.

4--El niño es hallado elegible para los servicios.
Si al niño se le declara como “niño con una discapacidad” tal como es definido por IDEA, entonces es elegible para la educación especial y los servicios relacionados. El equipo del IEP debe reunirse para redactar un Programa Educativo Individualizado para el niño en un plazo de 30 días de calendario después de que el niño es determinado elegible.

Cuando el estudiante ha sido encontrado elegible para recibir servicios debe escribirse el IEP. Los dos pasos siguientes resumen lo que implica escribir el IEP.

5--Se programa la reunión del IEP.

El sistema escolar programa y dirige la reunión del IEP. El personal de la escuela debe:
6--La reunión se lleva a cabo y el IEP es redactado.

El equipo del IEP se reune para hablar sobre las necesidades del niño y redactar su IEP. Los padres y el estudiante (cuando es apropiado) forman parte del equipo. Si la ubicación del niño es decidida por un grupo diferente, los padres también deben formar parte de ese grupo.

Los padres deben dar su consentimiento antes de que el sistema escolar pueda proporcionar la educación especial y servicios relacionados al niño por primera vez. El niño comienza a recibir los servicios lo antes posible después de la reunión.

Si los padres no están de acuerdo con el IEP y la ubicación, ellos pueden exponer sus preocupaciones a otros miembros del equipo del IEP e intentar llegar a un acuerdo. Si el desacuerdo continúa, la escuela puede ofrecer la mediación o los padres pueden pedirla. Los padres pueden someter una queja a la agencia estatal de educación y pueden solicitar una audiencia de proceso legal debido, en la que la mediación debe estar disponible.


¿Qué sucede después de que el IEP es redactado?

7--Los servicios son proporcionados.

La escuela se asegura de que el IEP del niño sea llevado a cabo tal y cómo ha sido escrito. Los padres reciben una copia del IEP. Cada uno de los profesores del niño y proveedores de servicios del niño tienen acceso al IEP y conocen sus responsabilidades específicas para que se realice el mismo. Esto incluye los acómodos, modificaciones, y apoyos que se deben proveer al niño de acuerdo con el IEP.


8--El progreso es evaluado y comunicado a los padres.

El progreso del niño hacia los objetivos anuales es evaluado tal y cómo se ha declarado en el IEP. Los padres son informados con regularidad del progreso de su hijo y si el progreso es suficiente para que el niño alcance los objetivos al final del año. Estos informes de progreso deben ser entregados a los padres al menos tan a menudo como son entregados a los padres de los niños no discapacitados.

9--El IEP es revisado.

El IEP del niño se revisa por el equipo del IEP al menos una vez al año, o más a menudo si los padres o la escuela lo piden. El IEP es revisado siempre que sea necesario. Los padres, como miembros del equipo, deben ser invitados a estas reuniones. Los padres pueden hacer sugerencias para realizar cambios, pueden estar de acuerdo o discrepar con los objetivos del IEP, así como también estar de acuerdo o no con la ubicación.

Si los padres no están de acuerdo con el IEP y la ubicación, pueden discutir sus preocupaciones con otros miembros del equipo del IEP e intentar llegar a un acuerdo. Hay varias opciones que incluyen pruebas adicionales, una evaluación independiente, la petición de la mediación (si está disponible) o una audiencia de proceso legal debido. También, pueden presentar una queja en la agencia de educación estatal.

10--El niño es reevaluado.

Al menos cada tres años su hijo debe ser reevaluado. A menudo a esta evaluación se le denomina evaluación “trienal.” El objetivo es averiguar si el niño sigue siendo “un niño con una discapacidad, “ tal y cómo es definido por IDEA, y ver cuáles son sus necesidades educativas. Sin embargo, el niño debe ser reevaluado más a menudo si las condiciones lo justifican o si el padre del niño o el profesor piden una evaluación nueva.



Cómo Escribir una Carta: Sugerencias Generales

Como se ha dicho en la Parte A, cada estado y cada distrito escolar tiene su propia directriz para la educación especial. Estas directrices le indican los diferentes pasos, derechos y responsabilidades sobre el proceso de la educación especial. Llame a la oficina principal de la escuela de su hijo y pida una copia escrita de las directrices de su distrito escolar. También:

¿Dentro de cuánto tiempo puedo esperar una respuesta a mi carta?

Algunas directrices de educación especial establecen el tiempo que una escuela tiene para responder a la petición de un padre, sin embargo otras no. IDEA dice que las escuelas deben responder en “un tiempo apropiado” o dentro de un período “razonable” de tiempo. Algunos estados y distritos en realidad definen este período con un cierto número de días. Para aprender qué está vigente en su área, averigue las regulaciones estatales y locales.

Si no ha tenido una respuesta de la escuela en un plazo de diez días laborables después de enviar su carta, llame a la oficina de la escuela para asegurarse de que ésta recibió su carta. Pregunte cuándo puede esperar una respuesta. Esto puede llevar algo de tiempo si ha pedido una reunión u otros servicios que requieren la coordinación con otras personas. Sin embargo, es razonable que la escuela le avise de que su petición está siendo procesada.

Si necesita una respuesta antes de diez días laborables (por ejemplo, si se cambia de domicilio o tiene otros motivos urgentes), haga saber a la escuela que Ud. ha enviado—o que está por llegar—una carta y necesita una respuesta cuanto antes (o para una fecha específica). De esa manera, el personal puede intentar darle una respuesta rápida.

¿A quién le debo dirigir la carta?

Muchas de las cartas deberán ser enviadas al profesor de su hijo. Otras deberán enviarse al director de la escuela. En algunos casos, las cartas podrían ser dirigidas al Director Local de Educación Especial u otro administrador. Llame a la oficina de la persona en cuestión para asegurarse de que el nombre y la dirección de correo están escritos correctamente.

Algunos distritos escolares manejan peticiones de educación especial a nivel escolar local. Otros distritos asignan este trabajo a diferentes administradores que no trabajan en la misma escuela de su hijo. Si Ud. no está seguro a quién enviar su carta, o no puede conseguir la información adecuada sobre a quién escribir, siempre puede enviar su carta al director de la escuela. Si él no es directamente responsable de la contestación de su petición, sí lo es de dársela a la persona apropiada.

Envíe también una copia de su carta al profesor de su hijo, para que esté consciente y enterado de lo que pasa y de sus preocupaciones.

¿Puedo escribir en español o debe hacerlo en inglés?

Es importante reconocer que la ley federal requiere que las escuelas se comuniquen con los padres en su idioma materno, a menos que claramente no sea posible. Cuando la escuela le escriba a Ud. (por ejemplo, para dejarle saber que le gustaría evaluar a su hijo, ubicarlo en un programa de educación especial, o realizar una reunión para discutir el Programa Educativo Individualizado, estas comunicaciones deben ser en español, si es su idioma materno y el que comprende mejor. Cuando la escuela se comunica con Ud., o cuando Ud. necesite ir a la escuela a una reunión, la escuela debe asegurar que haya un intérprete disponible para que Ud. comprenda y pueda participar en todas las discusiones. El propósito de estos requisitos es de que Ud. no se vea limitado en cuanto a su habilidad de participar en la educación de su hijo, a causa del idioma.

Dado estos requisitos de la ley, entonces Ud. está dentro de sus derechos de escribirle al sistema escolar en español. Sin embargo, sepa que, cuando Ud. escriba en español, el sistema escolar quizás tenga dificultad en responder. Muchas escuelas no tienen a nadie que pueda comprender español. Si es así y Ud. escribe en español al Director de Educación Especial, por ejemplo, posiblemente tenga que esperar un tiempo antes de que le responda. El director tendría que encontrar a una persona dentro del distrito que pueda traducir su mensaje y responderle. La carta puede perder su prioridad con todas las actividades escolares o perderse en el proceso de ubicar a un traductor.

Muchos sistemas escolares, especialmente áquellos que se encuentran dentro de las grandes áreas metropolitanas, sí tienen personal bilingüe y un sistema para tratar las comunicaciones en español. Si Ud. vive en tal área, las demoras en responder a su carta serán mínimas, especialmente si Ud. sabe a quién contactar dentro de esta red.

Por lo tanto, a menos que Ud. sepa que la escuela tiene personal que pueda responder a la carta en español, puede resultarle mejor si escribe en inglés. Por esta razón, todas las cartas modelo en esta Guía para Padres se presentan en inglés y español. Las cartas en inglés le presentan las frases básicas que puede usar, aunque hay secciones que pueden ser únicas a sus necesidades, dado su familia y la situación de su hijo. Estas partes las tendrá que escribir Ud. mismo. Si ésto le es imposible, trate de encontrar a alguien que le pueda ayudar, quizás alguno de sus amigos o alguien de su familia, iglesia, o grupo comunitario. No es necesario que su inglés sea perfecto; basta con que se pueda comprender.

IMPORTANTE: Si Ud. necesita un intérprete en alguna reunión con la escuela, o para alguna conferencia telefónica, asegúrese de incluir esta información en su carta. Por ejemplo, Ud. podría decir: “Aunque le estoy escribiendo en inglés, me gustaría tener un intérprete presente en (la reunión para discutir el IEP o la elegibilidad de mi hijo, etc.). Por favor, haga los arreglos necesarios para asegurar ésto.” En inglés se diría: “Although I am writing to you in English, I would like to have an interpreter present in the (IEP meeting, the eligibility meeting, etc.). Please make whatever arrangements are necessary to ensure this.” Al informar a la escuela por adelantado, la escuela puede hacer todas las preparaciones para contratar un intérprete para que Ud. pueda participar totalmente con la escuela.

Recuerde: Ud. tiene todo el derecho de comunicarse con la escuela en su idioma materno. Si Ud. decide escribir sus cartas en español y hay grandes demoras (por ejemplo, más de un mes), o si no recibe ninguna respuesta, Ud. podría ponerse en contacto con la Oficina para Derechos Civiles (“Office for Civil Rights,” OCR), explicar su problema y pedir asistencia. OCR es responsable de vigilar el cumplimiento del Acta de los Derechos Civiles de 1964, la ley que prohibe la discriminación basada en el orígen étnico, entre otras cosas. OCR tiene diez oficinas regionales a través de los Estados Unidos; para averiguar la dirección y número de teléfono de la oficina que sirve su región, llame a OCR al 1-800-421-3481. Hay personal disponible de habla español, el cual puede responder a sus preguntas. Ud. también puede visitar su página de Internet (http://bcol01.ed.gov/CFAPPS/OCR/contactus.cfm) para esta información.

¿Qué debo decir en la carta, en términos generales?

Así como al escribir cualquier carta de negocios, es importante que ésta sea corta y concisa. Primero, empiece haciéndose las preguntas siguientes y escriba las respuestas en su carta:
En cada carta que escriba, incluya la siguiente información básica:

¿Qué otros consejos debo tener presentes?

Ud. quiere dar una buena impresión para que la persona que lea su carta entienda su petición y diga “sí.” Recuerde que es posible que esta persona no le conozca a Ud., a su hijo o la situación de su hijo. Escriba su carta en un tono agradable y a la vez serio. Exponga los hechos sin dejar que el enfado, la frustración, la culpa u otras emociones negativas se apoderen de Ud. Estos son algunos consejos útiles que debe tener presentes al escribir su carta:

¿Quién puede ayudarme a escribir una carta?

Hay muchas personas que pueden ayudarle a escribir su carta y otras tareas relacionadas con las necesidades especiales de su hijo. Existen organizaciones de discapacidades y organizaciones de padres en cada estado que pueden ayudarle.

Enlaces a las Cartas Específicas

Esto concluye la introducción general a la técnica de escribir cartas al sistema escolar de su niño. De aquí en adelante presentamos las cartas individualmente para que Ud. pueda seleccionar sólo la carta o cartas más relevantes a su situación. Las cartas son:

Carta 1. Cómo solicitar una evaluación de su niño a fin de recibir servicios de educación especial.
www.nichcy.org/pubs/spanish/pa9stxt_eval.htm

Carta 2. Cómo solicitar una reunión para revisar el IEP de su niño.
www.nichcy.org/pubs/spanish/pa9stxt_IEP.htm

Carta 3. Cómo solicitar un cambio en la ubicación de su niño.
www.nichcy.org/pubs/spanish/pa9stxt_ubicacion.htm

Carta 4. Cómo solicitar los archivos escolares.
www.nichcy.org/pubs/spanish/pa9stxt_archivos.htm

Carta 5. Cómo solicitar una evaluación independiente.
www.nichcy.org/pubs/spanish/pa9stxt_IEE.htm

Carta 6. Resolviendo desacuerdos con el sistema escolar.
www.nichcy.org/pubs/spanish/pa9stxt_desacuerdos.htm





Este documento fue desarrollado por el Academy for Educational Development a través del Acuerdo Cooperativo #H326N980002 con la Oficina de Programas de Educación Especial, Departamento de Educación de los Estados Unidos. El contenido de este documento no refleja necesariamente los puntos de vista o políticas del Departamento de Educación de los Estados Unidos, como tampoco la mención de productos comerciales u organizaciones implica la aprobación del Departamento de Educación.